Dès que l’on s’intéresse à un système d’organisation ou de productivité, on peut difficilement passer à côté de conseils touchant à la gestion des “flux entrants”. Mais de quoi parle-t-on, au juste ? Des mails, des messageries, des réseaux sociaux… De tout ce qui peut, d’une façon ou d’une autre, vous générer des tâches. Je parie que la simple évocation de ces différents canaux vous fait frémir et que vous êtes déjà en train de penser à vos 3 000 mails non lus, à votre groupe WhatsApp familial avec les trente photos d’hortensias de votre tante Yvonne et au recommandé pour lequel vous repoussez depuis une semaine le moment d’aller le chercher. Je me trompe ?

Pour autant, une bonne discipline sur la durée permet de gérer tout ceci efficacement, sans stress, simplement au prix d’un peu de rigueur.

Pour simplifier cet article, j’utiliserai donc le terme d’inboxes (pardonnez l’anglicisme), et je vous expliquerai comment je gère ceci au quotidien.

Pourquoi il faut souvent commencer par ceci

Même si je l’ai déjà fait brièvement, commençons par définir plus précisément ce que l’on entend par inbox.

J’essaierai d’être aussi générique que possible, sans pour autant être vague. Voici une définition simple et concise de ce que je considère être une inbox : c’est un signal extérieur, qui peut venir d’une personne ou d’un service numérique, mais qui, surtout, demande une action de votre part. C’est assez large, mais c’est voulu, et je vais vous expliquer pourquoi.

Avant de continuer la lecture de cet article, je vais vous demander un petit effort. Prenez deux minutes et essayez de lister par vous-même ce qui peut constituer, pour vous, une inbox. L’exercice vous semblera sans doute un peu trivial au début, puisque vous allez bien évidemment tomber sur des évidences (on y revient dans une seconde), mais faites l’effort de réfléchir également à des choses moins conventionnelles qui auraient pu, par exemple au cours des dix derniers jours, vous demander une action. Prenez réellement ce temps, notez ceci sur un papier ou dans une application de prise de notes, puis passez à la suite.

C’est bon, vous avez pu faire cette liste ? Gardez-la au chaud, elle vous resservira bientôt.

J’ai tâché de répertorier les plus évidentes, à savoir celles que je considère comme des inboxes, mais également celles qui ne me concernent pas forcément à titre personnel et reviennent couramment auprès des gens que je forme. Je les ai séparées en deux catégories.

Les inboxes digitales

  • Bien sûr, vous avez probablement pensé (sans doute en premier) aux mails, professionnels ou personnels. On y reviendra en détail dans une partie suivante.
  • Il y a des chances que vous ayez cité différentes messageries instantanées : les classiques WhatsApp, Signal, Telegram, Messenger, SMS, Discord, LinkedIn dans un contexte professionnel… Il est bien sûr impossible d’en dresser une liste exhaustive, mais elles fonctionnent généralement selon un principe assez similaire.
  • Les appels téléphoniques ou les messages vocaux : nous avons tendance à les utiliser de moins en moins et ils ne sont plus qu’une fonction parmi d’autres de nos smartphones, mais ils ont encore leur importance.
  • Les notifications push, notamment sur smartphone, mais aussi sur ordinateur : il s’agit d’un cas particulier, dans la mesure où certaines ne sont que le reflet d’une des inboxes ci-dessus (pour un mail ou un message), tandis que d’autres se suffisent à elles-mêmes. Par exemple, vous pourriez recevoir une notification signalant que vos volets roulants connectés sont hors service par le biais de votre système domotique, ou encore une alerte de fort trafic via Waze, qui modifie potentiellement votre temps de trajet pour partir en week-end en famille. On reviendra plus en détail sur cette question un peu plus bas.
  • Un simple post dans un “flux” social (Instagram, TikTok, LinkedIn…) : même si on a tendance, moi le premier, à consommer passivement ces flux, cela peut vous donner une idée. Un article à lire, un produit qui vous plaît, une personne à contacter, un emploi auquel postuler…
  • Des fichiers laissés en vrac sur votre ordinateur ou votre smartphone, typiquement dans un dossier de téléchargement, ou une capture d’écran.

Les inboxes physiques

  • Le courrier : eh oui, on en reçoit encore, heureusement pour la Planète moins qu’avant, mais pas forcément pour de bonnes nouvelles (amende, impôts, mot désagréable d’un voisin…).
  • On peut ajouter les colis ou livraisons quelconques, qui rejoignent la catégorie précédente.
  • Le fameux post-it sur le frigo, ou encore sur le bureau, laissé par votre conjoint(e) ou collègue, du type “tu penseras à acheter des filets de poulet pour ce soir” ou “planifie une réunion à 15 h pour discuter du projet ABC”. On peut y ajouter toute autre forme de note analogique, comme un panier avec des objets en vrac dans votre entrée ou votre séjour.

Le problème que ça soulève

Il est très probable que vous ayez pensé à plus d’inboxes vous concernant que ma liste ci-dessus, et c’est bien normal. Gardez-les en tête, vous en aurez besoin plus tard. L’important est que vous compreniez l’idée centrale : beaucoup d’inboxes, beaucoup d’appels à l’action et, surtout, des choses déstructurées. Vous pourriez très bien recevoir le même appel à l’action par le biais de trois inboxes : par exemple, un mail automatique, un coup de téléphone de votre conjoint et un SMS vous rappelant que vous devez prendre rendez-vous chez votre dentiste, alors même que vous êtes parfaitement au courant, car cette bonne vieille carie vous fait souffrir jour et nuit. Parallèlement, vous êtes peut-être passé à côté d’une notification discrète sur LinkedIn, dans laquelle un recruteur vous mentionne dans une publication qui pourrait vous permettre de candidater à l’emploi dont vous rêvez. Vous commencez à voir l’idée ?

Les notifications push n’arrangent rien : la moindre application sur iOS ou Android prend un malin plaisir à vous bombarder d’alertes pour à peu près tout et n’importe quoi, avec souvent trop peu de possibilités de les choisir intelligemment. L’application de mon aspirateur, pourtant formidable, m’envoie par exemple régulièrement des promotions sur d’autres produits de la gamme, comme si j’en avais besoin.

Concernant en particulier les inboxes “humaines” (messageries et mails, donc), l’absence d’un système de gestion — nous allons y venir — a un effet pervers extrêmement dangereux : les personnes qui utilisent ces messageries comme to do list ont tendance à se laisser dominer par leurs interlocuteurs les plus bruyants, souvent à la limite de l’agressivité. C’est surtout vrai dans un contexte professionnel, où un simple échange de mails provoqué par une personne influente ou un client important peut faire paniquer tout le monde, simplement parce que quelqu’un a crié plus fort qu’un autre. J’avais lu il y a longtemps cette citation sur un blog ou dans un livre, selon laquelle “vos mails, c’est la to do list des autres”, et je l’adore, car elle résume bien ce point. Bien sûr, cela ne veut pas dire qu’il faut totalement ignorer vos messageries. Si une demande est urgente, il faut la traiter rapidement. Par contre, vous ne devez pas compter uniquement sur les autres pour vous dicter vos tâches.

Attardons-nous enfin sur les problèmes spécifiquement générés par les inboxes de type “feeds” (réseaux sociaux), qui ont également leur lot de dangers. Les questions d’addiction et d’affaissement intellectuel que ces flux provoquent ont été largement documentées et relayées, et cela m’est arrivé, comme à tout le monde, de faire défiler TikTok comme un zombie pendant quarante-cinq minutes. Sans aller plus loin sur l’aspect addictif, qui n’est pas forcément le sujet ici, intéressons-nous à ce que cela soulève sur le plan des tâches : vous pouvez tout à fait voir un post LinkedIn qui relaie un article intéressant que vous pourriez avoir envie de lire, ou encore une vidéo YouTube qui parle d’un film projeté le lendemain soir dans le cinéma à côté de chez vous.

Il y a quelques décennies, les inboxes étaient moins nombreuses et obéissaient à des conventions assez claires. Le courrier arrivait une fois par jour et un recommandé signalait explicitement qu’une démarche importante vous attendait. Le téléphone, lui, imposait une forme de synchronicité : soit vous répondiez, soit la personne rappelait ou laissait un message. Ces canaux pouvaient déjà être envahissants, mais ils étaient peu nombreux et leur rythme restait relativement lisible. Aujourd’hui, les sollicitations sont permanentes, fragmentées et souvent conçues pour réclamer votre attention sans vous permettre d’en mesurer immédiatement l’importance.

À terme, l’idée sera bien sûr de centraliser ceci dans un système structuré, mais dans un premier temps, il s’agit déjà de rationaliser la façon dont on consulte ces inboxes au quotidien. Et c’est bien pour ça que l’on commence ici, car c’est de là que tout part : le système d’organisation à proprement parler aura beau être bon, si on ne maîtrise pas ce qui rentre, ce qui en sort ne peut pas être satisfaisant. C’est le principe du “garbage in, garbage out”.

Les messageries

Le premier principe est sans doute le plus simple à comprendre, mais pas nécessairement à mettre en place : il s’agit tout simplement de diminuer, voire d’éliminer, certaines messageries. Je conseille de privilégier autant que possible une messagerie principale. En ce qui me concerne, je tâche d’utiliser WhatsApp pour mes échanges personnels et de ne pas trop me préoccuper de Messenger, de Google Messages (SMS) ou de Telegram, où je suis pourtant présent. Bien sûr, on ne peut pas forcer les gens, et l’idée n’est pas non plus de vous mettre en froid avec tous vos amis, mais la centralisation vous fera gagner du temps et réduira votre charge mentale.

Le deuxième point dépend du premier : il s’agit de la fréquence de consultation. Je considère que WhatsApp est ma messagerie principale et je vais donc la consulter très régulièrement, contrairement aux autres, que je vais regarder une ou deux fois par jour. Il n’y a pas vraiment de règle universelle ici, mais plutôt du bon sens et une adaptation au contexte : par expérience, j’arrive à être très réactif sur WhatsApp la plupart du temps et, globalement, mes proches savent qu’ils peuvent me contacter par ce biais.

La conséquence logique du point précédent, ce sont les notifications. Ici, mon conseil est simple : une notification push ne se justifie que si un message vous est directement adressé sur votre messagerie principale. Je conseille de désactiver toute autre notification, sauf si vous avez réussi à rediriger très efficacement les flux vers votre messagerie principale et que vous savez que cette messagerie secondaire n’est pas une poubelle. Par exemple, beaucoup de notifications venant d’outils tiers (livraisons Amazon, services bancaires, double authentification) passent par SMS plutôt que par WhatsApp, et je conserve donc les notifications sur ce canal. En revanche, j’ai beau être présent sur LinkedIn, je n’ai aucune notification pour les messages, même si c’est un canal important pour moi d’un point de vue professionnel : je me fais confiance et je consulte ma messagerie LinkedIn assez fréquemment pour répondre à mes contacts dans un délai raisonnable.

Ensuite, l’idée générale consiste à amener chaque messagerie vers une “inbox zéro”, terme dont vous avez probablement déjà entendu parler si vous vous intéressez aux questions de productivité. À peu près tous les outils disponibles sur le marché permettent d’archiver les conversations sans les supprimer, tout en donnant la possibilité de les retrouver facilement. Si vous n’attendez plus rien d’une conversation, vous pouvez donc l’archiver. S’il s’agit d’une simple discussion avec une ou plusieurs personnes, vous pouvez le faire à la fin de la journée. En revanche, si une action ou un projet à part entière en découle, je reformule proprement ce qui doit être fait afin que la tâche parte dans le Kanban, sur lequel on reviendra dans un autre article.

Il n’est pas nécessaire d’être aussi rigoureux que sur les mails, comme on le verra plus bas. À titre personnel, je n’archive pas forcément au fil de l’eau : j’essaie simplement d’arriver en inbox zéro en fin de journée sur WhatsApp et les autres canaux.

À noter qu’il existe quelques outils, comme Beeper, qui permettent de synchroniser une grande partie de ses messageries dans une seule et même interface. D’après mon expérience, Beeper était plutôt agréable à utiliser et, malgré quelques petits bugs qui n’étaient pas vraiment de leur fait, l’idée était très bonne.

Dans la plupart des messageries, il existe une notion de groupe : c’est là que vous allez avoir le groupe familial, celui avec vos collègues, celui de votre club de sport… Encore une fois, pas de règle absolue, et cela dépend de la vie du groupe, mais je trouve qu’en général il ne faut pas hésiter à mettre la conversation en silencieux (elle revient dans les conversations récentes, mais sans déclencher une notification), voire à n’activer les notifications que si vous êtes mentionné.

Concernant les flux de réseaux sociaux, je pense que je pourrais écrire un article à part entière sur le sujet, et notamment sur leurs dérives. Ma recommandation est finalement plutôt simple : je ne suis pas un zélote qui proscrit totalement ce genre de flux — vous êtes de grandes personnes, vous faites ce que vous voulez — et je trouve qu’il n’y a rien de mal à s’y perdre de temps à autre, à dose raisonnable. Même si on peut dire beaucoup de choses sur leur aspect “prédateur”, les réseaux sociaux restent des plateformes de choix pour la mise en avant de contenus dans de nombreuses catégories, et on peut toujours y découvrir des choses intéressantes. Au-delà de cette consommation raisonnable, je n’ai que deux préconisations :

  • Désactivez leurs notifications. Une application que vous ouvrez volontairement de temps en temps n’a aucune raison de vous rappeler en permanence qu’elle existe. Dans ce cas précis, la notification est presque toujours contre-productive : elle transforme un choix de consultation en interruption.
  • Prévoyez une mécanique de favoris ou de liste à lire. Si un post vous donne envie de lire un article, de regarder une vidéo ou de découvrir un produit, enregistrez-le dans un endroit dédié, par exemple dans Instapaper. Vous pourrez alors revenir à ce contenu au moment choisi, au lieu de quitter immédiatement ce que vous étiez en train de faire.

Il est plus difficile de classifier le reste — les inboxes “passives” comme les fichiers déposés en vrac, les post-it, etc. — puisqu’elles sont par nature liées à votre environnement.

Le cas spécifique des mails

On garde le meilleur pour la fin : impossible de parler de gestion d’inboxes sans traiter du sujet des mails. Aussi bien dans un contexte professionnel que personnel, je pense que c’est la source qui génère le plus de stress chez le plus grand nombre de personnes. Le mail est l’un des plus anciens canaux parmi les inboxes digitales, mais les usages se sont empilés au fil du temps : conversations, newsletters, confirmations de commande, alertes de sécurité, notifications de réseaux sociaux, outils de gestion de projet et messages commerciaux arrivent tous au même endroit.

La séparation entre vie professionnelle et vie personnelle ne suffit d’ailleurs pas toujours. Vous pouvez avoir plusieurs adresses professionnelles, une boîte liée à une association, une adresse réservée aux démarches administratives ou une ancienne adresse que certains contacts utilisent encore. Chaque contexte supplémentaire devient une inbox à surveiller. L’objectif n’est donc pas forcément de tout fusionner, ce qui peut être impossible ou indésirable, mais de savoir quelles boîtes existent, à quoi elles servent et à quelle fréquence elles méritent d’être consultées.

Ma règle idéale est simple : la boîte de réception principale devrait contenir autant que possible des messages écrits par des humains. Ce sont généralement eux qui demandent une lecture attentive, une décision ou une réponse. Tout ce qui est généré automatiquement doit être classé à part dès que c’est possible. On ne parviendra jamais à une séparation parfaite, mais chaque catégorie retirée de la boîte principale rend le signal plus lisible.

Séparer les newsletters et les notifications automatiques

Je n’ai rien contre les newsletters. Certaines sont excellentes et je suis moi-même abonné à plusieurs d’entre elles. En revanche, elles ne devraient pas se mélanger aux messages qui nécessitent une action. Créez un dossier ou un libellé dédié, puis ajoutez une règle automatique pour les y envoyer. Vous pourrez consulter ce dossier périodiquement, quand vous aurez réellement du temps pour lire. Une newsletter ne justifie évidemment aucune notification push.

Le même raisonnement s’applique aux mails envoyés par des services externes : réseaux sociaux, Notion, Jira, outils bancaires, plateformes de livraison ou logiciels divers. Recevoir ces alertes par mail peut être utile si cela vous évite de vous connecter à chaque outil uniquement pour vérifier s’il s’y passe quelque chose. Dans ce cas, le mail joue bien son rôle de point de centralisation. Mais ces messages doivent eux aussi arriver dans un dossier distinct, sauf lorsqu’ils signalent une urgence réelle. Sinon, vous avez techniquement centralisé les flux, mais vous avez simplement déplacé le bruit dans votre boîte principale.

Les outils modernes proposent déjà des classifications automatiques. Gmail, par exemple, distingue les messages prioritaires, les promotions ou les notifications, et fait globalement un bon travail. Ces catégories ne remplacent pas quelques règles adaptées à votre situation, mais elles constituent un très bon point de départ si votre boîte est aujourd’hui complètement saturée. Il vaut mieux commencer avec une classification imparfaite mais utile que passer des heures à concevoir le système de filtres idéal.

Le cas des mails où vous êtes en copie

Une astuce assez méconnue peut sauver une partie considérable de votre attention : créer une règle pour les mails dans lesquels vous êtes en copie, ou plus largement ceux dont vous n’êtes pas le destinataire principal, selon les possibilités de votre fournisseur de messagerie.

Être en copie signifie souvent que l’on souhaite simplement vous tenir au courant. Cela ne garantit pas qu’aucune action ne vous sera jamais demandée, mais le niveau de priorité n’est généralement pas le même que lorsqu’une personne vous écrit directement. Vous pouvez donc ranger automatiquement ces messages dans un dossier dédié, à consulter régulièrement mais sans interruption immédiate. Dans certaines organisations où le champ « CC » est utilisé sans aucune retenue, cette seule règle peut réduire considérablement le bruit dans la boître principale.

Évidemment, adaptez ce filtre à votre contexte. Si votre équipe ou un client utilise systématiquement les copies pour distribuer des actions, commencez prudemment et vérifiez le dossier fréquemment. Le but n’est pas de rater des demandes importantes, mais de distinguer ce qui sollicite directement votre attention de ce qui relève surtout de l’information.

Traiter ses mails par lots

Autant que possible, je conseille de traiter les mails par batches plutôt que de réagir à chaque arrivée. Ouvrir sa boîte, lire un message, revenir à son travail, recevoir une alerte puis recommencer quelques minutes plus tard fragmente inutilement l’attention. À l’inverse, un créneau dédié permet de parcourir les messages, répondre à ceux qui le nécessitent, archiver les autres et transformer les demandes plus conséquentes en tâches dans votre système.

Il n’existe pas de nombre optimal de consultations quotidiennes. Une ou deux sessions par jour peuvent suffire dans certains métiers, tandis que d’autres contextes exigent davantage de réactivité. Si le mail est un canal opérationnel essentiel dans votre travail, il serait absurde de vous imposer une règle rigide simplement pour atteindre un idéal de productivité. L’important est de choisir autant que possible le moment où vous consultez votre boîte, au lieu de laisser chaque nouveau message choisir à votre place.

Et si vous ouvrez ponctuellement vos mails en dehors des créneaux prévus, inutile de culpabiliser. Le traitement par lots est un outil pour réduire les interruptions, pas une discipline destinée à ajouter du stress. Cherchez une fréquence soutenable, puis ajustez-la selon vos responsabilités et les attentes explicites de vos interlocuteurs.

Faut-il garder les notifications de mails ?

Par défaut, je conseille de désactiver les notifications de mails. La grande majorité des messages peut attendre le prochain batch, et une alerte pour chaque newsletter, confirmation automatique ou conversation en copie détruit tout l’intérêt du tri décrit plus haut.

Il existe cependant une exception qui peut être intéressante : les notifications dites « intelligentes », notamment celles de Gmail, qui tentent de ne signaler que les messages jugés importants. Elles font généralement un travail suffisamment bon pour constituer un compromis dans les contextes où vous devez rester joignable par mail. Comme toujours, il faut tester le réglage avec votre propre flux : si ces alertes vous interrompent encore pour des promotions ou des messages secondaires, désactivez-les. Une notification n’est utile que si elle vous aide à agir à temps sur quelque chose qui mérite réellement votre attention.

Bonus : le compteur des inboxes digitales

Je termine avec un dispositif que j’utilise personnellement. Il est entièrement optionnel, mais il me donne un peu plus de contrôle sur mes habitudes : un compteur de consultations de mes inboxes digitales.

Sur mon ordinateur, je conserve une liste des principales inboxes que je dois vérifier. Chaque élément me permet d’ouvrir le service concerné dans un nouvel onglet : mails, messageries secondaires, réseaux professionnels ou autres outils qui reçoivent des sollicitations. À chaque ouverture, le compteur associé augmente. Je peux ainsi voir, sans installer un système de surveillance complexe, combien de fois j’ai consulté chaque canal dans la journée.

Les compteurs sont remis à zéro chaque jour. L’objectif n’est pas de respecter un quota parfait, mais de rendre visible un comportement qui passe facilement inaperçu. Si je découvre que j’ai ouvert une messagerie secondaire quinze fois alors qu’une ou deux consultations auraient suffi, j’ai une information concrète pour ajuster mon usage. On peut éventuellement se fixer une limite indicative pour certains canaux, mais je déconseille d’en faire une nouvelle source de culpabilité.

Ce système fonctionne surtout sur ordinateur, où les inboxes peuvent être ouvertes depuis un point de départ commun. Sur mobile, l’alternative la plus simple consiste à utiliser les statistiques fournies par iOS ou Android. Elles mesurent généralement le temps passé dans chaque application plutôt que le nombre de consultations, mais elles donnent déjà une bonne idée de la place occupée par les messageries, les mails et les réseaux sociaux.

J’y reviendrai dans un article dédié, mais le mobile n’est de toute façon pas, à mon avis, le meilleur terrain pour construire un système de productivité. Il reste très utile pour capturer une information, répondre rapidement ou consulter une inbox en déplacement. Pour organiser, trier et traiter sérieusement les flux, l’ordinateur offre généralement un environnement beaucoup plus adapté.